Online időpontfoglalás a weboldaladon: automatizáld a naptáradat
"Mikor lenne jó? Kedden délelőtt? Az nem jó. Szerdán? Az sem? Csütörtök délután? Jaj, az nekem nem..." - ismerős? Ha a naptárad egyeztetése naponta 30 percet vesz el az életedből, az évi 130 óra, amit az ügyfeleid kiszolgálására is fordíthatnál.
Az online időpontfoglalás pont erre megoldás. A weboldaladra beépített foglalórendszer automatikusan kezeli a naptáradat, az ügyfeled pedig éjjel 11-kor is le tud foglalni egy időpontot.
Kinek éri meg?
Ha a vállalkozásodban időpontra érkezik az ügyfél, szinte biztosan megéri:
- Fodrász, kozmetikus, masszőr: a szépségipar klasszikus felhasználó
- Orvos, terapeuta, pszichológus: betegfogadási idő kezelése
- Személyi edző, jógaoktató: órarenddel dolgozók
- Ügyvéd, könyvelő, tanácsadó: konzultációs időpontok
- Fotós: esküvő, portfólió, üzleti fotózás
Hogyan működik?
- A látogató megnyitja a foglalási oldaladat (vagy a weboldaladba ágyazott naptárat)
- Kiválasztja a szolgáltatást (ha többféle van)
- Kiválasztja az elérhető időpontot - csak azokat látja, amiket te beállítottál
- Megadja a nevét, email címét (esetleg telefont)
- Automatikus visszaigazolás megy emailben - neked és az ügyfélnek is
- A foglalás megjelenik a Google/Outlook naptáradban
Az egész 1-2 perc az ügyfélnek. Neked: 0 perc.
Milyen eszközöket érdemes használni?
Calendly
A nemzetközi piac sztárja. Ingyenes verzióban 1 eseménytípust kezelhetsz, ami sok kisvállalkozásnak elég.
Előnyök:
- Nagyon egyszerű beállítani
- Beágyazható a WordPress weboldalba
- Google Calendar és Outlook szinkron
- Automatikus emlékeztető emailek
Hátrányok:
- Az ingyenes verzió korlátozott
- A fizetős csomag $10/hó-tól indul
- Nem magyar nyelvű (bár az ügyfélfelületet testreszabhatod)
Amelia (WordPress plugin)
A WordPress ökoszisztéma egyik legerősebb időpontfoglalója.
Előnyök:
- Teljesen a weboldaladon belül fut, nem küld el külső oldalra
- Magyar nyelven is használható
- Több munkatárs naptárát is kezeli
- Online fizetés integrálható (foglaláskor fizet az ügyfél)
Hátrányok:
- A Standard verzió ~29.000Ft/év
- Beállítása összetettebb, mint a Calendly-é
Simply Schedule Appointments
Egyszerűbb WordPress plugin, kis - és egyszemélyes vállalkozásoknak.
Előnyök:
- Letisztult, könnyű kezelni
- Google Calendar szinkron
- Ingyenes verzió is használható
Hátrányok:
- Kevesebb funkció, mint az Ameliánál
- Online fizetés csak a prémium verzióban
Mire figyelj a beállításnál?
Állíts be puffert az időpontok között
Ha 60 perces szolgáltatásod van, ne engedj 60 percenként foglalni - legyen 10-15 perc szünet az időpontok között. Kellesz te is magadnak.
Határozd meg a foglalási ablakot
Ne engedj foglalni holnapra (hacsak nem sima melóról van szó). Állíts be minimum 24-48 órás előfoglalási időt, hogy legyen időd felkészülni.
Automatikus emlékeztető
Az ügyfeled elfelejthet, de egy automatikus emlékeztető 24 órával korábban drasztikusan csökkenti a megjelenés nélküli lemondásokat.
Lemondási szabály
Engedd a lemondást, de határozd meg, meddig - pl. "24 órával az időpont előtt ingyenesen lemondható". Ez csökkenti a no-show-kat.
Hogyan kapcsolódik a GDPR-hoz?
Az időpontfoglaló személyes adatokat kezel (név, email, esetleg telefonszám), tehát:
- Az adatvédelmi tájékoztatódban szerepelnie kell, hogy időpontfoglalót használsz
- Ha Calendly-t használsz, az adatfeldolgozó (jelezd a tájékoztatóban)
- Ha WordPress plugint használsz, az adatok a te szerveredre kerülnek - a karbantartási csomagomban a szerver biztonságáról is gondoskodom
Mennyit spórolsz vele?
Gyors számolás:
- Napi 5 telefonos egyeztetés × 5 perc = 25 perc/nap
- Heti 5 nap = 125 perc/hét
- Évi 50 hét = 104 óra/év
Ha az órabéred 5 000 Ft, az évi 520 000 Ft értékű időmegtakarítás. Egy időpontfoglaló rendszer beállítása ennek töredékébe kerül.
Következő lépés
Ha szeretnéd, hogy az ügyfeled ne telefonon egyeztessen, hanem magától le tudjon foglalni egy időpontot a weboldaladon, keress bátran. Segítek kiválasztani a legjobb megoldást és beépíteni az oldaladra.